Weergave
6. Samen werken: groepen
Vrijwilligers kunnen een groepje vormen met vrienden, om samen in te schrijven voor een dienst. Zie Samen werken voor hun kant. Jij houdt de groep bij elkaar waar dat kan: je ziet wie bij wie hoort, je keurt een groep in één keer goed, en je plant een groep samen in. Je kunt zelf ook een groep maken, voor mensen die geen toegang hebben tot het portaal.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| De groep zien, een groep goedkeuren of afwijzen, een groep inplannen | Iedereen met Diensten · Beheren |
| Een groep maken of bewerken | Iedereen met Personen · Beheren op de organisatie |
Een groep hoort bij de organisatie, niet bij één evenement: vrienden blijven vrienden bij het volgende evenement.
De groep zien
Naast de naam staat een paarse markering: Groep: Sanne, Tim. Je ziet hem op Personen, in de bezetting van een dienst, bij het kiezen van mensen voor een dienst, bij Te beoordelen en bij de leden van een crowdlijst — dezelfde plekken als het toegangsicoon.
Op Personen staat via Kolommen ook de kolom Groep. Die staat standaard uit. Je kunt erop filteren: In een groep of Zonder groep.
Je ziet alleen de voornamen van de groep. Wat iemand de groep laat doen — hem inschrijven, of zijn diensten laten zien — is en blijft van de vrijwilliger zelf, en staat niet op jouw scherm.
Goedkeuren voor de hele groep
Schrijft een groep zich samen in voor een dienst, dan staan de inschrijvingen bij Te beoordelen in één blok, met de kop Groep: Sanne, Tim en de dienst waarvoor ze zich samen inschreven. Bij elke inschrijving staat wie hem deed: zelf ingeschreven, of door Sanne namens Tim (groep).
- Goedkeuren voor de hele groep keurt alle inschrijvingen van de groep voor die dienst goed.
- De hele groep afwijzen wijst ze samen af, met een reden als je die kwijt wilt. De reden gaat mee in de mail aan ieder van hen.
Crewli doet dat per persoon, met dezelfde controles als bij één persoon: is de dienst vol, werkt iemand op dat moment al elders, of mag iemand niet ingedeeld worden? Dan wordt die persoon overgeslagen en zie je met naam en reden wie, terwijl de rest wel is goedgekeurd. Is de dienst vol, dan kun je met Toch goedkeuren één keer over het aantal plekken heen gaan, voor precies de mensen die overbleven.
Elke vrijwilliger krijgt zijn eigen mail over zijn inschrijving, net als bij een inschrijving die je een voor een goedkeurt.
Eén van de groep goedkeuren of afwijzen: een waarschuwing
Klik je bij één van de groep op Alleen Sanne, dan waarschuwt Crewli: Tim staat dan niet bij Sanne. Je kunt dan annuleren, Voor de hele groep kiezen, of Alleen Sanne doen. Er wordt nooit iets geblokkeerd: het is jouw beslissing. Hetzelfde geldt in Wie staat er op deze dienst, bij goedkeuren, afwijzen en bij iemand van de dienst halen (Tim staat dan niet meer bij Sanne).
Een groep samen indelen
Bij Iemand inplannen (de lijst van mensen voor een dienst, met de beste keuze bovenaan):
- Staat iemand uit iemands groep al op de dienst, dan staat bij die persoon Samen met Tim, en hij komt hoger in de lijst.
- Boven de lijst staat dan de groep: Groep: Sanne, Tim · Tim staat hier al op, Sanne nog niet, met de knop Plaats de hele groep. Die zet iedereen van de groep die er nog niet op staat in één keer op de dienst. Je ziet per persoon wat er gebeurde, en met Ongedaan maken haal je het terug.
Alleen leden met een aanmelding voor dit evenement doen mee.
Een groep maken of bewerken
Voor mensen zonder toegang tot het portaal — bijvoorbeeld als iemand op het aanmeldformulier schreef "met Luuk, we doen altijd samen de bar" — maak je zelf een groep:
- Ga naar Personen en vink twee of meer mensen aan.
- Klik op Groep maken (n). Voeg zo nodig iemand toe met Iemand toevoegen, of haal iemand weg.
- Klik op Groep maken.
Wil je een groep aanpassen, klik dan op de markering Groep: … naast de naam en kies Opslaan. Haal je iedereen op één na weg, dan wordt de groep opgeheven: in een groep van één persoon valt niets samen te doen. Dat geldt ook voor een groep die een vrijwilliger zelf begon: uitnodigingen die nog openstonden, werken dan niet meer. Na afloop kan iedereen een nieuwe groep vormen. Zie ook De groep verlaten.
Goed om te weten:
- Iemand zit in één groep tegelijk. Zit iemand al in een groep, dan zegt Crewli welke persoon dat is.
- Een groep heeft ten hoogste zoveel mensen als bij Instellingen → Vrijwilligers staat (standaard 6).
- Iemand die jij in een groep zet, staat er zonder toestemmingen in: de groep mag hem niet inschrijven en zijn diensten niet zien, tot hij dat zelf aanzet in het portaal.
- De groep en elke wijziging staan op Activiteit: maakte een groep van Karin, Luuk, voegde Noor toe aan de groep, haalde Karin uit de groep, hief de groep van … op.