Briefings

Een briefing is een e-mail die je schrijft aan de mensen van je evenement, bijvoorbeeld Zo werkt het opbouwweekend of Dit moet je weten voor je eerste dienst. Je kiest wie hem krijgt, je verstuurt hem één keer naar je doelgroep, en je ziet daarna wie hem kreeg en of de mail is aangekomen. Zo hoef je niet iedereen apart te mailen.

Een briefing is alleen e-mail. Er is geen pdf of sms bij.

Rollen en toegang

Wat	Wie
Briefings bekijken, en zien wie ze kreeg	Beheerder, Manager en de coördinatoren van het festival, of iedereen met Communicatie · Bekijken
Een briefing schrijven, wijzigen, verwijderen en versturen	Iedereen met Communicatie · Beheren op het festival

Schrijven en versturen zit in één recht: wie een briefing mag schrijven, mag hem ook versturen. Een beheerder kan dit per rol instellen onder Instellingen → Rollen, los van Personen.

Briefings horen bij het festival of evenement zelf, net als Personen: mensen melden zich daar aan. Op een dag of programmaonderdeel staat de pagina niet.

Een briefing schrijven en versturen

1. Open je evenement en ga naar Crew → Briefings, en klik op Nieuwe briefing.
2. Vul het onderwerp in en schrijf het bericht. Je kunt vet en cursief maken, lijsten, koppen, een citaat en links gebruiken. Plakken uit Word of een website werkt ook: wat Crewli in een mail niet kan tonen, valt weg.
3. Kies voor wie de briefing is (zie hieronder). Onder de keuze zie je meteen hoeveel mensen hem krijgen.
4. Klik op Opslaan om hem als concept te bewaren en later af te maken, of op Versturen. Crewli vraagt nog één keer om bevestiging en noemt het aantal mensen.

Een concept kun je zo vaak wijzigen als je wilt, en verwijderen.

Voor wie is een briefing?

Je kiest secties, persoonstypes of allebei:

• Secties — de mensen met een plek op een dienst in die sectie.
• Persoonstypes — de mensen met dat persoonstype, bijvoorbeeld Vrijwilliger of Crew.
• Alleen mensen die zijn — laat je dit leeg, dan krijgen alleen goedgekeurde mensen de briefing. Wil je ook mensen die nog in afwachting zijn, kies dan die status erbij. Afgewezen mensen krijgen nooit een briefing.

Zit iemand in meerdere secties of persoonstypes, dan krijgt diegene één mail. Dat geldt ook voor twee mensen op hetzelfde e-mailadres, bijvoorbeeld een gezin: dat adres krijgt één mail.

Wie het krijgt, wordt bepaald bij het versturen

Je kiest secties en persoonstypes, geen namen. Crewli kijkt pas op het moment dat je verstuurt wie erbij hoort. Iemand die vanmorgen is goedgekeurd, krijgt de briefing dus mee; iemand die inmiddels van het evenement is gehaald niet. Het getal dat je onder de keuze ziet is wat Crewli nu zou versturen.

Mensen zonder e-mailadres en mensen die in het Personenbestand geblokkeerd zijn, krijgen geen mail. Na het versturen zie je hoeveel mensen daardoor zijn overgeslagen.

Na het versturen

De briefing staat nu op Wordt verstuurd en daarna op Verstuurd. Je ziet:

• hoeveel mails verstuurd zijn, mislukt zijn en nog in de wachtrij staan;
• per ontvanger of de mail is aangekomen, en bij een mislukte mail waarom;
• wie hem verstuurde en wanneer.

Deze aantallen komen uit de e-maillog (Instellingen → E-maillog): de briefing telt de regels van zijn eigen mails, dus de aantallen kloppen altijd met de log.

Een verstuurde briefing kun je niet nog een keer naar iedereen versturen

Een mail kun je niet terughalen. Daarom gaat een briefing maar één keer naar je doelgroep, en kun je hem daarna niet meer wijzigen of verwijderen: hij blijft staan als bewijs dat hij is verstuurd. Wil je mensen iets anders laten weten, schrijf dan een nieuwe briefing, het snelst met Dupliceren (zie hieronder). Wat wél kan: de mails die mislukt zijn nog een keer versturen.

Een briefing dupliceren

Wil je na het versturen iets rechtzetten, of lijkt de briefing van morgen op die van vandaag? Dupliceer dan de briefing in plaats van hem over te typen.

1. Open de briefing en klik op Dupliceren. Of klik in de lijst achter de briefing op ⋯ en kies Dupliceren.
2. Crewli maakt een nieuw concept in hetzelfde evenement en opent het. Je ziet een melding dat je nu de kopie bewerkt.
3. Pas de tekst en de doelgroep aan en verstuur de kopie zoals elke andere briefing.

Goed om te weten:

• Dupliceren kan bij elke briefing: een concept, een verstuurde of eentje die nog wordt verstuurd. Het origineel blijft zoals hij was.
• De kopie heeft hetzelfde onderwerp, bericht en dezelfde doelgroep. Het onderwerp begint met Kopie van, zodat je de kopie in de lijst herkent. Pas het aan voordat je verstuurt.
• Van het versturen neemt de kopie niets mee: hij is niet verstuurd, heeft geen aantallen en geen bezorging. Hij gaat ook niet meteen weg. Je moet hem zelf versturen.
• Gegevens invoegen (zoals de voornaam) blijven in de tekst staan en worden per ontvanger ingevuld bij het versturen.
• Bestaat een sectie of persoonstype uit de doelgroep niet meer, dan laat Crewli die weg in de kopie. Blijft er niets over, dan is de kopie een concept zonder doelgroep: je moet eerst iemand kiezen voordat je hem kunt versturen. Een briefing gaat nooit naar "iedereen".
• Heb je in het open concept wijzigingen die je nog niet hebt bewaard, dan staat Dupliceren even uit: bewaar eerst, anders kopieer je de oudere tekst.
• Je hebt hiervoor hetzelfde recht nodig als voor het schrijven van een briefing (Communicatie · Beheren).

Mislukte mails opnieuw versturen

Soms weigert de mailserver één adres, bijvoorbeeld omdat er een tikfout in staat. Zo'n mail staat dan op mislukt. Je hoeft daarom niet iedereen opnieuw te mailen.

1. Verbeter zo nodig het e-mailadres bij de persoon in Personen.
2. Open de briefing. Staat er minstens één mislukte mail waar Crewli nog een mail voor kan sturen, dan zie je rechtsboven Opnieuw versturen naar mislukte (N). N is het aantal mensen dat nu echt een mail krijgt.
3. Klik erop en bevestig. Crewli mailt alleen de mensen van wie de mail mislukte, en niemand anders.

Goed om te weten:

• Wie de briefing al kreeg, krijgt hem niet nog een keer. Ook niet bij dubbelklikken of als Crewli iets opnieuw probeert.
• Crewli kijkt op het moment van klikken wie het is. Een persoon van wie je het adres hebt verbeterd, krijgt de mail op het nieuwe adres. Iemand die inmiddels uit de doelgroep of van het evenement is gehaald, geblokkeerd is of geen adres meer heeft, krijgt niets, en telt niet mee in N. Zijn dat alle mislukte mails, dan zie je de knop niet. Na het versturen zie je hoeveel mensen zijn overgeslagen (Niet opnieuw gemaild).
• De aantallen en de lijst bij Bezorging tonen per persoon de laatste poging. Is de tweede poging gelukt, dan staat die persoon op verstuurd. De mislukte poging blijft staan in de e-maillog.
• Zolang de briefing nog wordt verstuurd, ook als dat een nieuwe poging is, staat de knop er niet. Mislukt er daarna weer iets, dan kun je opnieuw klikken.
• De tekst is wat je verstuurde. De huisstijl en de eigen woorden rond de mail (Instellingen → E-mailteksten) worden bij de nieuwe poging opnieuw gelezen: heb je die tussendoor aangepast, dan zie je dat in de nieuwe mail.
• Je hebt hiervoor hetzelfde recht nodig als voor het versturen (Communicatie · Beheren).

Is het versturen zelf vastgelopen (de briefing staat op Verzenden mislukt), gebruik dan eerst Opnieuw proberen: dat mailt de mensen die nog helemaal geen mail hebben.

Wie heeft wat verstuurd: de activiteit

Elke keer dat er een briefing de deur uit gaat, komt er een regel in Instellingen → Activiteit, zodat je daar kunt terugvinden wie de crew heeft gemaild, wanneer, en of het is aangekomen, zonder de briefing te openen:

• Verstuurde de briefing … naar N mensen: iemand heeft op Versturen gedrukt. Hetzelfde voor opnieuw proberen en opnieuw versturen naar mislukte; die staan er als eigen regel.
• Rondde het versturen af: X verstuurd, Y mislukt: alle mails zijn klaar. Deze regel staat op naam van Systeem, want niemand drukte erop. Hij verschijnt een paar minuten nadat de laatste mail klaar is.
• Kon het versturen niet afronden: het versturen is vastgelopen of lag een kwartier stil. Je ziet hoeveel er al waren verstuurd en hoeveel nog wachtten; in de briefing zelf kun je dan Opnieuw proberen.

Elke gebeurtenis staat er één keer, hoe groot de doelgroep ook is. In de regel staan het onderwerp en het evenement, nooit e-mailadressen of de tekst van de briefing. Deze regels zie je alleen als je het recht hebt om de briefings van dat evenement te lezen (op de hele werkruimte of op dat ene evenement); heb je alleen het recht om de activiteit te lezen, dan zijn ze er voor jou niet, ook niet in de telling of bij zoeken. Onder elke regel staat Briefing openen. Zoek je een bepaalde briefing, typ dan een stukje van het onderwerp in het zoekveld.

Gegevens invoegen: elke ontvanger leest zijn eigen briefing

Je schrijft één tekst, en Crewli vult per ontvanger in wat bij die persoon hoort. Klik in het bericht op Gegevens invoegen en kies wat je wilt tonen. Het verschijnt als een grijs blokje dat je als geheel verplaatst of weghaalt: je kunt het niet half typen of verkeerd spellen. Je kunt het ook met het toetsenbord doen: ga met de pijltjes naar Gegevens invoegen, druk op Enter, kies met de pijltjes en druk op Enter.

Blokje	Wat de ontvanger leest
Voornaam · Volledige naam	de naam van de ontvanger
Mijn diensten	alleen de diensten van deze persoon in het evenement: dag, tijd, sectie, rol en de meldtijd als die is ingevuld. Heeft iemand er (nog) geen, dan staat er Je hebt (nog) geen diensten.
Naam van het evenement	de naam van het festival of evenement
Datum van het evenement	de datum, of de periode: 10 t/m 12 juli 2027
Locatie van het evenement	de eerste locatie die aan het evenement hangt, met adres. Hangen de locaties alleen aan de dagen en niet aan het festival zelf, dan blijft dit leeg.

• Zet Mijn diensten op een eigen regel, dan komt het als een lijstje in de mail. Midden in een zin komen de diensten onder elkaar op losse regels.
• In het onderwerp kun je , en typen; die worden ook per persoon ingevuld. Andere namen laten in het onderwerp niets achter.
• Hoort een blokje niet meer bij wat Crewli kent, dan staat het doorgestreept in de editor en blijft het in de mail weg: er komen nooit losse accolades in een mail terecht.
• Staat een adres bij meerdere mensen (een gezin), dan krijgt dat adres één mail, met de gegevens van de persoon aan wie die mail gericht is: de eerste van hen in het bestand.
• Wat iemand in zijn naam of in een sectienaam heeft staan, wordt altijd als gewone tekst getoond. Een naam met opmaaktekens of een link werkt dus niet als opmaak of als link.
• Een briefing die je vóór deze functie verstuurde, blijft zoals hij was.

Met Voorbeeld bekijken onder het bericht zie je de briefing zoals één ontvanger hem krijgt: de eerste persoon die bij je doelgroep past en een mail kan krijgen. Zit er nog niemand in je doelgroep, dan zie je voorbeeldgegevens en zegt het voorbeeld dat ook. Het voorbeeld ververst zichzelf even nadat je stopt met typen.

Hoe de mail eruitziet

De mail gaat in de huisstijl van je werkruimte, met jouw afzender. Wil je er eigen woorden omheen zetten, bijvoorbeeld een groet bovenaan en een afsluiting onderaan, dan doe je dat bij Instellingen → E-mailteksten → Briefing aan de mensen van een evenement. Je kunt , , en gebruiken, en voor de plek waar de briefing komt. Laat je weg, dan komt de briefing onder jouw tekst.