Weergave
2. Aanmelding openzetten en link delen
Je formulier is gepubliceerd. Nu zet je het festival open voor aanmeldingen en deel je de link.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| De status van het festival wijzigen | Iedereen die het evenement mag bewerken |
| De openbare link maken, roteren of intrekken | Iedereen met Formulieren · Beheren |
Aanmeldingen openen op het festival
Een aanmeldformulier neemt alleen aanmeldingen aan zolang het festival op Aanmeldingen open staat.
- Open het festival (Evenementen → je festival). Je komt op Overzicht.
- Staat het festival nog op Concept, klik dan eerst op Publiceren.
- Klik op Aanmeldingen openen.
Wil je stoppen met aanmeldingen aannemen, klik dan op Aanmeldingen sluiten. Wie het formulier dan nog verstuurt, krijgt de melding "De aanmelding voor dit evenement is gesloten."
Het festival, niet de dag
Vrijwilligers melden zich aan voor het hele festival. Het is dus de status van het festival zelf die telt, niet die van een dag of programmaonderdeel.
De openbare link maken
- Ga naar Formulieren, open je aanmeldformulier en kies het tabblad Openbare link.
- Klik op Link maken.
- Klik op Kopieer. De link begint met je Crewli-adres en eindigt op
/f/….
Je kunt de link later altijd opnieuw kopiëren vanaf dit tabblad. Iedereen met de link kan het formulier invullen — deel hem dus waar je vrijwilligers zoekt.
Een link roteren of intrekken
- Link roteren maakt een nieuwe link. De oude blijft nog 7 dagen werken, zodat een bericht dat al verstuurd is niet meteen dood is. Gebruik dit als een link ergens terecht is gekomen waar hij niet hoort.
- Link intrekken stopt de link meteen. Elke kopie — ook op een poster of in een oude mail — werkt dan niet meer.
De link delen
Op social media, je website of in WhatsApp
Plak de link in je bericht. Een korte tekst die werkt:
Help jij mee op Zomerfeest 2027? Meld je aan als vrijwilliger: (link)
Per mail naar je vrijwilligersbestand
Crewli verstuurt (nog) geen mailing naar mensen die nog niet in Crewli staan. Gebruik daarvoor je eigen mailingprogramma — bijvoorbeeld MailWizz of Mailchimp — en zet de link in de mail. Dat heeft ook voordelen: zo'n programma regelt afmelden voor de mailinglijst, bounces en statistieken, en je bestaande lijst van vorig jaar staat daar al.
Dubbele aanmeldingen
Meldt iemand zich twee keer aan met hetzelfde e-mailadres en dezelfde voornaam, dan maakt Crewli geen tweede persoon aan maar werkt het de bestaande bij.
Controleren of het werkt
Open de link in een privévenster en vul het formulier in met je eigen gegevens. Op de bedankpagina staat "Bedankt — je aanmelding is binnen. Check je mail: daarin kun je ook een account maken." Je aanmelding staat daarna bij Personen van het festival.
Op het adres dat je invulde komt meteen één bevestigingsmail, in je eigen huisstijl: je voornaam, het evenement, een knop Maak een account (of Inloggen als dat adres al een Crewli-account heeft) en de link naar je privacyverklaring. De tekst van die mail pas je aan bij Instellingen → E-mailteksten → Bevestiging van een aanmelding.
Met die knop maakt de vrijwilliger zelf een account, voor zichzelf of voor iemand anders (een ouder die zijn kind aanmeldt). Jij kunt dat account niet voor iemand maken: de knop in de mail is het bewijs dat het mailadres van die persoon is.
Keur jezelf niet goed maar verwijder de testpersoon weer — of gebruik een testmailadres.