Weergave
5. Open diensten
Je kunt vrijwilligers zelf een dienst laten kiezen. Zo werkt het:
- Jij zet op een dienst bij Zelf in te schrijven hoeveel plekken vrijwilligers zelf mogen invullen.
- Vrijwilligers met een account zien die dienst in het portaal onder Open diensten en schrijven zich in.
- Jij keurt de inschrijving goed of af.
Een inschrijving is dus altijd een verzoek: niemand staat op een dienst zonder dat de coördinator ja zei.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| Plekken openzetten op een dienst | Iedereen met Diensten · Beheren |
| Inschrijvingen goedkeuren of afwijzen | Iedereen met Diensten · Beheren |
| Zich inschrijven voor een dienst | Goedgekeurde vrijwilligers met een account in het portaal (niet met een portaallink) |
Plekken openzetten
- Open het festival (of een dag) en kies Diensten.
- Open de dienst of maak een Nieuwe dienst.
- Zet de Status op Open. Alleen open diensten verschijnen in het portaal.
- Vul bij Zelf in te schrijven in hoeveel van de Plekken vrijwilligers zelf mogen invullen door zich in te schrijven.
0betekent: niemand schrijft zich zelf in, jij deelt alles in. - Sla op.
Voorbeeld: een dienst met 6 plekken en Zelf in te schrijven 4. Voor vier plekken kunnen vrijwilligers zich zelf inschrijven; de laatste twee houd je vrij om zelf in te delen.
Wat vrijwilligers te zien krijgen
Een dienst staat onder Open diensten zolang hij open is, er nog plek is en de plekken om zelf in te schrijven niet op zijn. Een vrijwilliger ziet diensten die al vol zijn niet, en ook niet de diensten waarop hij al staat.
- Vraagt de dienst een ander persoonstype dan de vrijwilliger heeft, dan mag hij zich toch inschrijven — de dienst staat lager in de lijst en er staat bij dat jij beslist.
- Heeft de vrijwilliger op dat moment al een dienst, dan ziet hij de dienst wel, maar kan hij zich er niet voor inschrijven.
Een inschrijving die nog op goedkeuring wacht, houdt de plek al vast: een tweede vrijwilliger kan zich niet ook op die plek inschrijven.
Inschrijvingen goedkeuren
- Ga in het festival naar Knelpunten en kies het tabblad Te beoordelen. Het getal naast het tabblad is het aantal inschrijvingen dat op je wacht.
- Inschrijvingen die vrijwilligers zelf deden, zijn gemarkeerd met zelf ingeschreven. Deed een ouder of een beheerder het namens de vrijwilliger, dan staat er door {naam} namens {voornaam} — of een onbekende login als je het e-mailadres van die beheerder niet kent. Zie Voor iemand anders regelen. Schreef de contactpersoon van een vereniging een lid van zijn eigen crowdlijst in, dan staat er door {naam} voor {voornaam}, met de naam die jij bij de deellink van die contactpersoon typte. Zie crowdlijsten.
- Klik op Wie staat er op deze dienst om de dienst te openen en klik bij de vrijwilliger op Goedkeuren of Afwijzen. Bij afwijzen kun je een reden invullen (optioneel).
Na goedkeuring staat de dienst in het portaal van de vrijwilliger onder Bevestigd.
Schreef een groep zich samen in, dan staan de inschrijvingen in één blok met Goedkeuren voor de hele groep. Zie 6. Samen werken: groepen.
De vrijwilliger krijgt een mail
Keur je een inschrijving goed of af, dan mailt Crewli de vrijwilliger: Je inschrijving voor {dienst} is goedgekeurd of … is niet doorgegaan. Heb je bij het afwijzen een reden ingevuld, dan staat die in de mail. Beheert iemand anders de vrijwilliger (een ouder of een huisgenoot met toegang), dan krijgt die de mail ook.
Die mail gaat alleen over inschrijvingen die de vrijwilliger zelf deed, of die iemand namens hem deed. Schreef de contactpersoon van een vereniging het lid in, dan krijgt die de mail ook, zolang hij de lijst nog coördineert. Plan je iemand zelf in, dan mailt Crewli niet. De tekst van beide mails pas je aan onder Instellingen → E-mailteksten.
Afmelden door de vrijwilliger
Een vrijwilliger kan zich tot 24 uur voor het begin van de dienst zelf afmelden in het portaal, met een optionele reden. Daarna ziet hij de naam en het telefoonnummer van de coördinator en belt hij. De afmelding en de reden zie je bij de dienst.
De contactpersoon van een vereniging kan ook de leden van zijn eigen lijst afmelden, onder dezelfde 24-uursregel. Hij moet dan altijd een reden invullen; bij de dienst staat afgemeld door {naam} voor {voornaam}.