Crowdlijsten

Een crowdlijst is een afgesproken aantal mensen dat iemand anders voor je invult: een leverancier die zijn eigen personeel aanmeldt, of een vereniging die haar eigen leden aanmeldt. Jij spreekt een aantal af, de leverancier of vereniging vult de namen zelf in via een link, en jij keurt ze goed.

Zo staat er niets van jouw festival op zijn scherm, en typ jij niet zelf veertig namen in.

Wanneer een crowdlijst, en wanneer niet

Kent iemand zichzelf toe aan een taak, bijvoorbeeld een sectie of een label? Dat regel je met Werkgebieden of een label op de persoon. Een crowdlijst is voor het andere geval: een derde partij levert een groep mensen, en jij wilt niet zelf per naam bijhouden wie dat zijn.

Rollen en toegang

Wat	Wie
Crowdlijsten bekijken	Beheerder, Manager en de coördinatoren van het festival
Een crowdlijst maken, bewerken, verwijderen; personen goedkeuren of afwijzen; een link delen of stoppen	Iedereen met Personen · Beheren op het festival

Een crowdlijst maken

1. Open je evenement en ga naar Crew → Crowdlijsten.
2. Klik op Lijst toevoegen en vul in:
   • Naam — bijvoorbeeld Catering BV — Bar.
   • Eigenaar — kies wie de lijst invult: een lid van je werkruimte (bijvoorbeeld een vaste vrijwilliger die de namen van haar eigen groep verzamelt), of een bedrijf uit Bibliotheken → Bedrijven. Kies je een bedrijf, dan is dit een lijst die de leverancier zelf via een link invult; kies je een lid, dan vult diegene de lijst zelf in via Crewli.
   • Persoonstype — welk type een naam op deze lijst krijgt als er nog geen persoon voor bestaat.
   • Afgesproken aantal — het aantal dat je hebt afgesproken. Laat dit leeg als er geen aantal is afgesproken.
   • Deadline — een herinnering, geen slot: niets weigert erna, maar Crewli helpt je eraan denken.
   • Nieuwe namen automatisch goedkeuren — zet dit aan als je de leverancier vertrouwt en niet elke naam apart wilt beoordelen.
   • Instructies — wat de leverancier of vereniging moet weten. Deze tekst ziet diegene bij het invullen.
3. Klik op Opslaan. Je komt op de pagina van de nieuwe lijst.

Een nieuwe lijst staat op Concept: je kunt hem al inrichten, maar de link werkt nog niet voor de contactpersoon. Klik boven op de pagina op Openzetten zodra je klaar bent om te delen. Een lijst die je liever eerst nog even dichthoudt, zet je met Sluiten weer op Gesloten — en met Openzetten weer terug open, bijvoorbeeld als de deadline al voorbij is maar de leverancier nog een vervanger belt.

Ook op een dag of programmaonderdeel

In tegenstelling tot Personen, dat alleen op het festival zelf staat, kun je een crowdlijst ook op een dag of programmaonderdeel maken. De mensen op de lijst worden dan op het festival aangemeld en op dat onderdeel geactiveerd.

Boven de lijst staat hoeveel plekken zijn ingevuld — bijvoorbeeld 18 van 25 — met daarnaast hoeveel nog open staan. Is er geen aantal afgesproken, dan zie je alleen hoeveel er nu op staan.

De link delen

Om de leverancier of vereniging zelf te laten invullen, deel je een link. Dat werkt alleen bij een lijst met een bedrijf als eigenaar.

1. Open de crowdlijst en klik in het vak Delen met de leverancier op Link delen.
2. Vul de contactpersoon en zijn e-mailadres in en klik op Link maken.
3. Crewli mailt de contactpersoon meteen zelf, met de link erin. Wil je hem ook zelf doorsturen, bijvoorbeeld per WhatsApp, dan kopieer je hem hier.

De link zie je maar één keer

Crewli laat de link maar één keer zien. Kopieer hem meteen. Ben je hem kwijt, klik dan op Opnieuw delen bij die contactpersoon: dat maakt een nieuwe link en de oude werkt vanaf dat moment niet meer.

Eén link opent voor die contactpersoon elke crowdlijst die het bedrijf voor dit evenement invult — heeft de leverancier zowel een lijst voor de bar als voor de bediening, dan werkt één link voor allebei. Stuurt de leverancier meerdere mensen tegelijk, dan geeft elk zijn eigen contactpersoon een eigen link.

In de mail staat naast de link ook Account instellen (of Inloggen, als dat e-mailadres al een Crewli-account heeft). Met een account kan de contactpersoon ook leden inschrijven voor diensten: zie Leden inschrijven voor diensten. Opnieuw delen mailt de contactpersoon opnieuw, met een nieuwe link. Hoe je dit voor een vereniging aanpakt, staat op Verenigingen.

Wil je een link intrekken zonder een nieuwe te maken, klik dan op Stoppen bij die contactpersoon.

Wat de contactpersoon ziet en kan

De contactpersoon opent de link zonder in te loggen en zonder account: er is geen wachtwoord en geen werkruimte, alleen de lijst of lijsten van zijn bedrijf voor dit evenement.

• Iemand toevoegen — voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Heeft de lijst eigen vragen (via Vragen voor deze lijst, zie hieronder), dan vult de contactpersoon dat formulier in in plaats van dit rijtje.
• Een lijst plakken — een hele lijst tegelijk uit een spreadsheet plakken, als de lijst geen eigen vragen heeft.
• Bewerken — de gegevens van iemand die al op de lijst staat corrigeren.
• Van de lijst halen — iemand weer weghalen. Staat iemand al goedgekeurd op een dienst, dan gaat dit niet meteen: Crewli vraagt het aan jou, en jij besluit.
• {aantal} naar de organisatie sturen — pas als de contactpersoon op deze knop klikt, gaan de namen naar jou. Tot dat moment is alles wat hij typt alleen voor hemzelf bewaard: opslaan is nog niet versturen.

Is het afgesproken aantal bereikt, dan kan de contactpersoon er zelf niets meer bij zetten — dat mag alleen jij, op je eigen scherm.

Wijs je iemand af, dan blijft die op de lijst staan met de reden die je opgeeft. De contactpersoon leest die reden en kan de naam opnieuw indienen.

Staat de lijst nog op Concept of alweer op Gesloten, dan ziet de contactpersoon dat op zijn scherm en kan hij niets toevoegen of wijzigen.

Leden inschrijven voor diensten

Heeft de contactpersoon een account (zie portaaltoegang), dan kan hij in het portaal de goedgekeurde leden van zijn eigen lijst inschrijven voor open diensten:

1. Hij opent de lijst onder Je coördineert en kiest Een lid inschrijven.
2. Bij Inschrijven voor kiest hij het lid. Hij ziet precies de diensten die dat lid zelf ook zou zien, met dezelfde regels voor plekken en overlap.
3. De inschrijving wacht op jouw goedkeuring, net als een inschrijving die een vrijwilliger zelf doet. Onder Knelpunten → Te beoordelen staat hij als door {naam} voor {voornaam}.

Een inschrijving van de contactpersoon telt mee voor het aantal plekken dat je voor zelf inschrijven open zette, precies als een inschrijving van de vrijwilliger zelf. Ook afmelden kan hij (tot 24 uur voor het begin, met een reden); de lijst toont per lid de diensten.

Wat hij niet kan: leden inschrijven die nog op goedkeuring wachten, en leden onder de leeftijd voor een eigen account zolang een ouder of verzorger geen toestemming gaf (zie hieronder). Zodra de lijst sluit, of een lid van de lijst gaat, kan hij niets meer voor dat lid doen.

Leden onder de leeftijd voor een eigen account

Is een lid jonger dan de leeftijd voor een eigen account (meestal 16), dan staat er in de rij van dat lid Wacht op toestemming van een ouder in plaats van een knop, en Crewli weigert het als het toch wordt geprobeerd. Heeft een ouder of verzorger toestemming gegeven, dan kan de contactpersoon dat lid inschrijven en afmelden, met dezelfde regels als voor ieder ander lid. Jouw goedkeuring blijft nodig.

• Jij hoeft de toestemming niet te vragen. Een ouder of verzorger geeft haar zelf, in het portaal of via de mail van Crewli; zie Minderjarigen: leeftijd en toestemming.
• De toestemming hoort bij de vrijwilliger en geldt voor alle evenementen van je werkruimte, niet per evenement. Toestemming van een ouder voor een broer of zus telt niet mee.
• Trekt de ouder of verzorger zijn toegang in, dan is de toestemming weg en staat er weer Wacht op toestemming van een ouder. Heeft het lid de leeftijd bereikt, dan is toestemming niet meer nodig.
• Alleen de contactpersoon van een crowdlijst mag dit. Een groepslid schrijft een jongere nooit in, ook niet met toestemming; zie Samen werken: groepen.

Zelf iemand toevoegen, of de lijst aanpassen

Ook een lijst met een leverancier als eigenaar kun je zelf blijven bewerken. Boven de crowdlijst staan dezelfde soort knoppen als bij een lid:

• Toevoegen aan de lijst — zet zelf iemand op de lijst, met dezelfde velden als de contactpersoon invult. Is de lijst vol, dan weigert Crewli met het aantal erbij; klik op Toch toevoegen om er alsnog plek voor te maken.
• Een lijst plakken — plak zelf een hele lijst uit een spreadsheet, ook als de lijst een eigen formulier heeft.
• Bewerken — pas de naam, het afgesproken aantal, de deadline of de instructies aan.
• Verwijderen — verwijdert de lijst. Staat er nog iemand op, dan weigert Crewli: haal ze eerst van de lijst of keur ze af.

Personen goedkeuren

Elke naam die is verstuurd, staat op de crowdlijst met de status In afwachting, tot jij besluit.

• Eén persoon: klik in de rij op het vinkje (Goedkeuren) of het kruisje (Afwijzen).
• Meerdere personen: vink ze aan en klik op Goedkeuren (…) in de balk boven de tabel. Wie al goedgekeurd is, wordt overgeslagen; het resultaat blijft in beeld tot je het wegklikt. Is de lijst vol, klik dan op Toch goedkeuren om er alsnog plek voor te maken.

Bij Afwijzen vul je een reden in. Die is verplicht, en de contactpersoon leest die terug.

In de rij staat ook een potloodje (Gegevens corrigeren) om de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van iemand aan te passen — hetzelfde als de contactpersoon zelf kan. Corrigeer je iemand die al was goedgekeurd, dan gaat alleen die ene rij terug naar In afwachting; de rest van de lijst blijft zoals die is.

Vraagt de contactpersoon om iemand die al goedgekeurd is van de lijst te halen — bijvoorbeeld omdat die persoon niet meer komt — dan doet Crewli dat niet vanzelf: die persoon staat mogelijk al op een dienst. De rij krijgt de tekst "Gevraagd om eraf te halen", met hoeveel diensten die persoon eventueel al heeft. Klik op Van de lijst halen om het verzoek uit te voeren, of op Houden om dat niet te doen.

Wat goedkeuren doet

Goedkeuren zet de persoon op de roster van je festival. Heeft de persoon een e-mailadres, dan krijgt hij ook meteen zijn toegang tot het vrijwilligersportaal — dezelfde mail als bij een gewone aanmelding. Zie 4. Toegang tot het portaal geven. Heeft de persoon geen e-mailadres — bijvoorbeeld personeel van een leverancier — dan gaat er niets, en dat is geen fout: goedkeuren werkt gewoon door.

Vragen voor deze lijst

Wil je bij het invullen meer weten dan naam en e-mailadres — bijvoorbeeld een legitimatienummer of een maat voor een shirt — dan kan een crowdlijst zijn eigen formulier krijgen. De knop Vragen voor deze lijst staat alleen bij een organisator met Formulieren · Beheren.

1. Klik op de crowdlijst op Vragen voor deze lijst.
2. Je komt in de formulierbouwer terecht. Bouw het formulier zoals je een aanmeldformulier bouwt — zie 1. Aanmeldformulier maken voor hoe dat werkt.

Heeft een lijst eigen vragen, dan vult de contactpersoon dat formulier in en verdwijnt Een lijst plakken: een lijst met eigen vragen wordt altijd via het formulier ingevuld, nooit half via een plaklijst en half via het formulier.

Gerelateerde pagina's

• Verenigingen: vrijwilligers laten leveren
• 3. Aanmeldingen verwerken
• 4. Toegang tot het portaal geven
• Werkgebieden