Weergave
Verenigingen: vrijwilligers laten leveren
Een voetbalclub levert twaalf vrijwilligers voor de bar, een scoutinggroep zet de parkeerwachters neer. Zo'n vereniging regel je in Crewli met een crowdlijst. De contactpersoon van de vereniging vult de namen in, en kan met een eigen account ook zelf zijn leden inschrijven voor open diensten en ze weer afmelden. Jij houdt de goedkeuring.
Deze pagina loopt het hele traject door voor een vereniging. Hoe een crowdlijst werkt, staat op Crowdlijsten.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| Een bedrijf toevoegen, ook een vereniging | Iedereen die de bedrijven mag beheren (Bibliotheken → Bedrijven) |
| Een crowdlijst maken en de link naar de contactpersoon sturen | Iedereen met Personen · Beheren op het festival |
| Leden goedkeuren of afwijzen | Iedereen met Personen · Beheren op het festival |
| Inschrijvingen van de leden goedkeuren | Iedereen met Diensten · Beheren |
1. De vereniging toevoegen
- Ga naar Bibliotheken → Bedrijven en klik op Bedrijf toevoegen.
- Vul de naam in en kies bij het type Vereniging. Een KvK-nummer en contactgegevens zijn optioneel.
- Sla op.
Het type Vereniging helpt je de bedrijven uit elkaar te houden: je kunt er in het register op filteren. Het verandert niets aan wat een crowdlijst kan: een leverancier kan dezelfde dingen als een vereniging.
2. De crowdlijst maken
- Open het festival en ga naar Crew → Crowdlijsten, klik op Lijst toevoegen.
- Geef de lijst een Naam, bijvoorbeeld Harmonie De Maas — Bar.
- Kies bij Eigenaar de vereniging als bedrijf. Kies je een lid van je werkruimte, dan vult die persoon de lijst zelf in via Crewli; dat is iets anders dan een vereniging met een contactpersoon.
- Vul het Afgesproken aantal in, bijvoorbeeld 12, en eventueel een Deadline en Instructies.
- Klik op Opslaan en daarna op Openzetten. Zolang de lijst op Concept staat, kan de contactpersoon niets doen.
Zet je Nieuwe namen automatisch goedkeuren niet aan, dan keur je elke naam zelf goed. Zie Crowdlijsten.
3. De contactpersoon uitnodigen
- Open de crowdlijst en klik in het vak Delen met de leverancier op Link delen.
- Vul de naam van de contactpersoon en zijn e-mailadres in en klik op Link maken.
- Kopieer de link als je hem zelf ook wilt doorsturen. Crewli laat hem maar één keer zien.
Crewli mailt de contactpersoon meteen zelf, in je huisstijl, met het onderwerp Je mag de lijst van {vereniging} voor {evenement} invullen. Daarin staan twee manieren om binnen te komen:
- Account instellen, of Inloggen als dat e-mailadres al een Crewli-account heeft. De knop Account instellen werkt 7 dagen en één keer. De contactpersoon bewijst daarmee dat het e-mailadres van hem is, vult zijn naam in en kiest een wachtwoord. Een account is de manier om leden in te schrijven.
- Open de lijst zonder account: de link die jij ook kreeg. Daarmee vult de contactpersoon de lijst in, zonder wachtwoord.
Klik je later op Opnieuw delen, dan gaat er weer een mail naar de contactpersoon, met een nieuwe link; de oude werkt dan niet meer. Wil je de mail aanpassen, dan doe je dat onder Instellingen → E-mailteksten, bij Uitnodiging voor de lijstcontactpersoon.
Heeft de vereniging meer dan één contactpersoon, dan geef je elk een eigen link, en dus een eigen mail.
4. Wat de contactpersoon doet
Zonder account vult de contactpersoon de lijst in via de link: namen toevoegen, een lijst plakken, corrigeren, iemand van de lijst halen en de namen naar de organisatie sturen. Dat staat beschreven op Crowdlijsten.
Heeft hij een account, dan opent de lijst ook in het vrijwilligersportaal. Bovenaan in het portaal staat één knop met zijn naam; daarin staat onder Je coördineert de lijst. Bij de eerste keer legt een kaart uit hoe het werkt (Zo plan je je leden in), die hij kan wegklikken.
Op de lijst in het portaal ziet hij:
- de naam van de lijst en hoeveel plekken er zijn ingevuld, bijvoorbeeld 8 van 12;
- elk lid met de status (In afwachting, Goedgekeurd of Afgewezen) en de diensten van dat lid, met de status van elke dienst;
- geen e-mailadres, telefoonnummer of reden van afwijzing van een lid.
5. Leden inschrijven voor diensten
De contactpersoon met een account klikt op Een lid inschrijven, kiest bij Inschrijven voor een lid en ziet dan precies de open diensten die dat lid zelf ook zou zien, met dezelfde regels voor plekken en overlap. Na een klik op Inschrijven wacht de inschrijving op jouw goedkeuring. Hij kan ook een lid afmelden, tot 24 uur voor het begin van de dienst en altijd met een reden; daarna staat er het telefoonnummer van de coördinator van de organisatie.
Een lid kan alleen worden ingeschreven als het goedgekeurd is. Is een lid jonger dan de leeftijd voor een eigen account (meestal 16), dan staat er Wacht op toestemming van een ouder in plaats van de knop, tot een ouder of verzorger toestemming heeft gegeven. Daarna schrijft de contactpersoon dat lid in en meldt het af, net als ieder ander lid. Hoe dat werkt, en dat de toestemming voor alle evenementen van je werkruimte geldt, staat bij Crowdlijsten.
Jij ziet die inschrijvingen onder Knelpunten → Te beoordelen als door {naam} voor {voornaam}. De naam is de contactpersoon zoals jij hem bij de link invulde. Op Activiteit staat wie welk lid heeft ingeschreven of afgemeld. Meer daarover staat bij Open diensten.
Wanneer rechten eindigen
De rechten van de contactpersoon staan nergens los opgeslagen. Ze bestaan zolang de link leeft en de lijst open is:
- Stop je de link, of maak je voor die contactpersoon een nieuwe (Opnieuw delen), dan kan hij met de oude niets meer. Een ander persoon als contactpersoon krijgt een eigen link.
- Sluit je de lijst, dan kan hij niemand meer inschrijven of afmelden. Het portaal zegt dat de lijst gesloten is.
- Haal je een lid van de lijst, dan kan hij voor dat lid niets meer doen.
De leden zelf houden hun eigen toegang. Een lid met een e-mailadres krijgt bij goedkeuring zijn eigen mail, met een persoonlijke link en een knop voor een account, en kan zich, met een account, ook zelf inschrijven. Een lid zonder e-mailadres krijgt niets: voor die persoon regelt de contactpersoon alles. Zie 4. Toegang tot het portaal geven.
Is de contactpersoon zelf ook vrijwilliger, bijvoorbeeld voor dit festival, dan gebruikt hij daarvoor dezelfde login. Hij ziet dan in het portaal zowel zijn eigen diensten als de lijst die hij coördineert.