Statussen van evenementen

Elk evenement of optreden staat op een status: Optie, Bevestigd, Gespeeld, Showdag. De status laat zien waar het evenement is, en bepaalt wat Crewli ermee doet: wanneer de aankondiging uitgaat, of vrijwilligers zich kunnen aanmelden, en vanaf wanneer antwoorden en setlists vastliggen.

De woorden zijn van jou. Wat elke fase betekent, bepaalt Crewli. Daarom kan een band andere statussen hebben dan een festival, zonder dat er iets kapotgaat.

Fasen en statussen

Crewli kent acht vaste fasen. Die kun je niet toevoegen, hernoemen of verplaatsen. Een status is een woord van jouw werkruimte dat bij precies één fase hoort. Een fase mag meerdere statussen hebben, en een fase mag er geen hebben: Crewli slaat die dan over.

Fase	Wat Crewli hier doet
Voorbereiding	Geen aankondiging, geen herinneringen, niet in agenda's. Wie al is uitgenodigd ziet het en kan antwoorden, zo peil je beschikbaarheid vóór je bevestigt. Nieuwe evenementen beginnen in de eerste status.
Gepubliceerd	De aankondiging gaat uit (als de status daarvoor aanstaat), het staat in agenda's en herinneringen gaan uit.
Aanmelden open	Als gepubliceerd, en openbare aanmeldformulieren nemen inzendingen aan.
Opbouw	Operationeel. Annuleren kan niet meer.
Showdag	Operationeel. Een festival neemt zijn dagen mee.
Afbouw	Operationeel. Een festival neemt zijn dagen mee.
Afgerond	Geschiedenis: antwoorden en setlists liggen vast en evaluaties worden verstuurd.
Geannuleerd	Geschiedenis. Genodigden krijgen bericht. Er is precies één status in deze fase.

Een status is dus nooit alleen een label: het evenement krijgt het gedrag van de fase waar de status bij hoort.

De standaardstatussen

Je werkruimte begint met de statussen die bij haar soort passen.

Soort werkruimte	Statussen, in volgorde
Evenementenorganisatie	Concept → Gepubliceerd → Aanmeldingen open → Opbouw → Showdag → Afbouw → Afgesloten · Geannuleerd
Band	Aanvraag · Optie → Bevestigd → Gespeeld → Gefactureerd · Afgerond · Geannuleerd
Club of vereniging	Concept → Aangekondigd → Afgelopen · Geannuleerd

Bij een band is een gig dus Aanvraag (iemand vraagt of je vrij bent), Optie (je houdt de datum vast) en Bevestigd (het gaat door). Na de avond is het Gespeeld, daarna Gefactureerd en tot slot Afgerond. Die drie laatste liggen in dezelfde fase: voor Crewli is het optreden afgelopen zodra het Gespeeld is, en de rest is jouw eigen administratie.

Een evenement verzetten

Op de detailpagina van een evenement zit de volgende stap als hoofdknop bovenaan, bijvoorbeeld Zet op Bevestigd. De andere mogelijke stappen staan in het menu ernaast, en annuleren staat daar als laatste.

Wat er mag, volgt uit de volgorde van je statussen:

• Vooruit kan altijd naar de volgende status. Een fase zonder status wordt overgeslagen, dus bij een band gaat Bevestigd in één stap naar Gespeeld.
• Terug kan binnen de voorbereiding en het gepubliceerde deel (bijvoorbeeld van Bevestigd terug naar Optie), en binnen één fase (van Gefactureerd terug naar Gespeeld). Vanaf opbouw gaat een evenement niet meer terug naar een eerdere fase.
• Annuleren kan zolang het evenement nog niet in opbouw is.
• Uit Geannuleerd gaat niets meer terug.

Wat Crewli doet bij een verandering (de aankondiging versturen, een festival zijn dagen meegeven, evaluaties versturen) gebeurt alleen wanneer het evenement van fase wisselt. Van Aanvraag naar Optie is een nieuw woord op dezelfde fase: er wordt niets verstuurd. De aankondiging gaat uit bij een status met Aankondiging versturen aan, en maar één keer per evenement: van Bevestigd naar Optie en weer terug stuurt niets opnieuw.

Automatisch doorzetten na de datum

Een status waarvan de volgende status in de fase Afgerond ligt, heeft de schakelaar Automatisch door na de datum. Staat die aan, dan zet Crewli het evenement de ochtend na de laatste dag zelf op de volgende status. Bij een band staat dit aan op Bevestigd: een gig die gisteren is gespeeld, staat vanochtend op Gespeeld. Dat is een gewone verandering van fase, met alles wat daarbij hoort (setlists en antwoorden liggen vast, evaluaties worden verstuurd).

Je eigen statussen instellen

Ga naar Instellingen → Statussen. Je ziet één lijst in volgorde, gegroepeerd onder de acht fasen. Een fase zonder status zegt Wordt overgeslagen.

Wijzigen mag alleen de werkruimtebeheerder, of een rol die jij zelf met het recht Evenementinstellingen: Beheren hebt gemaakt. Andere rollen zien de lijst als tekst, met een zin die uitlegt waarom ze niets kunnen wijzigen.

Per status kun je:

• de naam en de kleur wijzigen;
• Aankondiging versturen aanzetten, bij statussen in Gepubliceerd en Aanmelden open;
• Automatisch door na de datum aanzetten, waar de volgende status in Afgerond ligt;
• de status slepen om hem te herordenen, binnen zijn eigen fase;
• de status verwijderen;
• met Status toevoegen een status aan een fase toevoegen.

Terug naar standaard zet de standaardstatussen van jouw soort werkruimte terug. Ontbrekende statussen komen terug, en ongebruikte statussen krijgen hun standaardnaam en -volgorde terug. Er wordt niets verwijderd, en een status waar evenementen op staan krijgt nooit een andere naam.

Regels die Crewli bewaakt

• Er is minimaal één status in Voorbereiding. Nieuwe evenementen starten in de eerste.
• Er is precies één status in Geannuleerd. Die kun je alleen hernoemen en een andere kleur geven.
• Er is minimaal één status in Afgerond.
• Zodra er een evenement op een status staat (ook een verwijderd evenement), hoort die status voor altijd bij zijn fase: wat dat evenement is, zou anders stilletjes veranderen.

Een status verwijderen

Een status waar nog evenementen op staan, kun je niet verwijderen. Zo raakt geen evenement zonder status. Crewli vraagt dan eerst waar de evenementen heen moeten:

1. Klik bij de status op Status verwijderen. Staan er evenementen op, dan opent Verplaats evenementen voor het verwijderen.
2. Kies bij Verplaats evenementen naar… een andere status.
3. Klik op Verplaats en verwijder. De evenementen verhuizen en de status verdwijnt.

De evenementen kunnen alleen verhuizen naar een andere status in dezelfde fase. De fase van een evenement blijft hetzelfde, dus er wordt niets verstuurd en er verandert niets aan wat Crewli met het evenement doet. Is er geen andere status in die fase, dan voeg je er eerst een toe.

Een band met statussen als Opbouw of Afbouw?

Bij een band die al evenementen had toen de statussen kwamen, kan een fase ontbreken in de standaardlijst maar wel evenementen bevatten, bijvoorbeeld een gig die vroeger op Afbouw stond. Crewli laat zo'n evenement niet zonder status achter en maakt er een status voor aan. Die status kun je een band-woord geven (zoals Afgerond (oud)) en herordenen, maar verwijderen kan pas wanneer geen evenement er nog op staat. Staat er niets op, dan verwijder je hem gewoon.

Rollen en toegang

Wat	Wie
De statussen en hun fasen zien	Iedereen met toegang tot de evenementen van de werkruimte
Een evenement verzetten	Wie evenementen mag bewerken (bij de standaardrollen onder meer de eventmanager)
Instellingen → Statussen wijzigen	De werkruimtebeheerder, of een zelfgemaakte rol met Evenementinstellingen: Beheren

Veelgestelde vragen

Mag ik statussen weghalen die ik niet gebruik? Ja, zolang er geen evenement op staat en de regels hierboven kloppen. Een festival dat nooit aanmeldingen opent, kan Aanmeldingen open verwijderen: Crewli slaat die fase dan over. Wil je hem later terug, dan brengt Terug naar standaard hem terug.

Kan ik een extra fase toevoegen, bijvoorbeeld Afrekenen? Nee. De acht fasen zijn vast, omdat Crewli er gedrag aan koppelt. Wel kun je meerdere statussen in één fase zetten, zoals Gespeeld, Gefactureerd en Afgerond bij een band.

Kan ik de volgorde van de stappen zelf tekenen? Nee. De stappen volgen uit de volgorde van je statussen. Zo blijft altijd duidelijk wat er mag, en kan geen instelling per ongeluk een regel uitzetten waar Crewli op rekent, zoals annuleren nadat de deuren open waren.

Gerelateerde pagina's

• Aanmelding openzetten en link delen: wat er gebeurt in de fase Aanmelden open.