Weergave
4. Toegang tot het portaal geven
In het vrijwilligersportaal ziet een vrijwilliger zijn eigen diensten. Je hoeft zelf niets te kiezen of te versturen: als je iemand goedkeurt, mailt Crewli de toegang vanzelf. Dat geldt ook als je iemand goedkeurt via een crowdlijst — bijvoorbeeld als een leverancier zijn eigen personeel heeft aangemeld en jij het lijstje goedkeurt. Voor iemand zonder e-mailadres — bijvoorbeeld personeel van een leverancier — gaat er niets, en dat is geen fout: goedkeuren werkt gewoon door.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| Personen goedkeuren, toegang sturen, een link stoppen | Iedereen met Personen · Beheren op het festival |
| Toegang sturen bij goedkeuren, de Leeftijd voor een eigen account en de tekst van de toestemming | Iedereen met Instellingen · Bewerken |
Wat de vrijwilliger krijgt
Bij het goedkeuren krijgt de vrijwilliger één mail: "Je bent goedgekeurd voor {festival}". Daarin staan twee manieren om binnen te komen, en de vrijwilliger kiest zelf:
| Bekijk je diensten (persoonlijke link) | Maak een account voor meer | |
|---|---|---|
| Hoe komt de vrijwilliger binnen | Met de knop, zonder wachtwoord | Maakt een account en logt in |
| Eigen diensten bekijken | Ja | Ja |
| Zich afmelden voor een dienst | Ja | Ja |
| Zich zelf inschrijven voor open diensten | Nee | Ja |
| Beschikbaarheid doorgeven | Nee | Ja |
| Meerdere evenementen en organisaties in één portaal | Nee, alleen dit festival | Ja |
- Heeft het e-mailadres al een Crewli-account, dan heet de tweede knop Log in voor meer.
- Heeft iemand al toegang met een account (zelf, of via een ouder of iemand anders die het regelt), dan krijgt hij alleen een knop Inloggen. Crewli maakt dan geen persoonlijke link.
- Delen twee mensen één e-mailadres, dan krijgt ieder een eigen mail met zijn eigen voornaam en eigen link.
- Heeft iemand geen e-mailadres, dan gaat er niets.
Goedkeur je iemand die al was goedgekeurd, of wijzig je alleen zijn gegevens, dan gaat er geen nieuwe mail.
Toegang sturen met de hand
Soms heeft iemand nog geen toegang: hij werd goedgekeurd voordat Crewli dit deed, of de instelling staat uit. Boven de lijst op Personen staat dan "{n} goedgekeurd zonder toegang", met de knop Toegang sturen. Die stuurt dezelfde mail aan al die mensen.
Je kunt de mail ook zelf sturen:
- Eén persoon: klik in de rij op het mailicoon (Toegang sturen naar …).
- Meerdere personen: vink ze aan en klik op Toegang sturen (n).
Crewli meldt hoeveel mails er zijn verstuurd, en wie is overgeslagen met de reden: niet goedgekeurd, geen e-mailadres, of heeft al toegang met een account.
Een nieuwe mail vervangt de link
Stuur je iemand opnieuw toegang, dan krijgt hij een nieuwe persoonlijke link. De link uit de vorige mail werkt dan meteen niet meer. Zo werkt alleen de nieuwste mail.
Toegang meesturen met een import
Importeer je een lijst op Personen (bijvoorbeeld het rooster van vorig jaar), en kies je daarbij Goedgekeurd — deze lijst heb ik zelf nagekeken, dan verschijnt het vakje Stuur iedereen direct toegang. Staat Toegang sturen bij goedkeuren aan, dan staat het vakje al aangevinkt; je kunt het altijd zelf aan- of uitzetten.
Bij Bestand controleren zie je hoeveel mensen de mail zouden krijgen en wie zou worden overgeslagen — nog zonder dat er iets is verstuurd. Pas bij Definitief importeren gaan de mails de deur uit, na het opslaan van de lijst.
Kies je In afwachting — ik keur ze één voor één goed, dan is er niemand om de mail aan te sturen: het vakje verschijnt dan niet.
Zien wie toegang heeft
Naast elke naam staat een icoon dat zegt hoe iemand binnenkomt. Beweeg je muis over het icoon voor de uitleg. Het icoon staat op Personen, in de bezetting van een dienst, bij het kiezen van mensen voor een dienst, bij Te beoordelen en bij de leden van een crowdlijst.
| Icoon | Betekenis |
|---|---|
| persoon met vinkje | Account — logt zelf in |
| twee personen | Beheerd door {naam}: iemand anders logt in voor deze vrijwilliger, bijvoorbeeld een ouder |
| schakel | Heeft een persoonlijke link en heeft die al geopend |
| envelop | Toegang gestuurd op {datum} — nog niet geopend |
| geen icoon | geen toegang |
- Heeft iemand zowel een account als een link, dan zie je het account.
- Delen mensen één e-mailadres, dan staat dat ook in de uitleg: Deelt e-mailadres met Anne, Petra.
- Staat er Beheerd door een onbekende login, dan logt iemand in met een e-mailadres dat jullie organisatie niet kent: niet van een lid, en niet van iemand in het Personenbestand. Controleer of dat klopt.
Wil je filteren op toegang, zet dan via Kolommen de kolom Portaal aan. Die staat standaard uit.
Zit iemand in een groep, dan staat er ook Groep: Sanne, Tim naast de naam, en heeft Personen een kolom Groep. Zie 6. Samen werken: groepen.
De Toegang van een persoon
Open de persoon in het Personenbestand. Onder Toegang zie je iedereen die voor deze persoon kan inloggen: wie, hoe (eigen account, ouder of voogd, of iemand die het regelt), sinds wanneer, en hoe de toegang is ontstaan. Daaronder staan de persoonlijke links, per evenement.
Is de persoon jonger dan de leeftijd voor een eigen account, dan zie je bij een ouder of voogd ook de toestemming: "Toestemming gegeven door Karin Smit op 27 september 2026 · tekst versie 1". Staat er Toestemming nodig, dan heeft de ouder of voogd nog geen toestemming gegeven en kan die nog niets voor de persoon zien of regelen. Jij hoeft daar niets voor te doen: de ouder of voogd geeft de toestemming zelf in het portaal. Op Activiteit staat het moment dat de toestemming is gegeven.
Heeft een vrijwilliger onder de leeftijd zich met een eigen e-mailadres aangemeld en Voor mij gekozen, dan vroeg Crewli een ouder of verzorger om toestemming, per mail. Bij het eigen account van de vrijwilliger staat dan Wacht op toestemming van een ouder: het account kan nog niets. Geeft de ouder toestemming via de mail, dan staat die ouder erbij als ouder of voogd, via toestemming van een ouder, en kan de vrijwilliger zelf alleen kijken tot de leeftijd: inschrijven, beschikbaarheid doorgeven en afmelden doet de ouder. Trek je de toegang van die ouder in, dan kan de vrijwilliger zelf ook weer niets, tot een ouder opnieuw toestemming geeft.
Geeft iemand die een vrijwilliger beheert die vrijwilliger een eigen account (vanuit het portaal), dan staat het eigen account van de vrijwilliger erbij via een overdracht, en verandert het e-mailadres van de vrijwilliger mee in het Personenbestand en bij elke aanmelding. Of de beheerder toegang houdt, hangt af van de leeftijd: onder de leeftijd voor een eigen account blijft een ouder of voogd erbij staan; daarboven beslist de vrijwilliger (of stopt de toegang, als de vrijwilliger naar een eigen e-mailadres verhuisde). Op Activiteit staat "… gaf Bram een eigen account". Jij hoeft hiervoor niets te doen en kunt het ook niet in gang zetten: de toegang ontstaat altijd uit een bevestiging per mail.
Je kunt zelf geen account aan een persoon koppelen. Toegang met een account ontstaat alleen doordat de vrijwilliger of zijn ouder of verzorger zelf klikt op de knop in een mail van Crewli, en daarmee bewijst dat het e-mailadres van hem is. Jij kunt die toegang wel intrekken.
Toegang intrekken
- Klik bij de login op Intrekken.
- Vul de reden in. Die is verplicht en blijft in de geschiedenis staan.
- Klik op Intrekken.
De login kan vanaf dat moment het portaal niet meer openen voor deze persoon. Op Activiteit staat dat er toegang is ingetrokken; de reden staat daar niet.
Een ingetrokken account komt niet vanzelf terug. Alleen als de persoon zelf opnieuw een account maakt met de knop uit een mail van Crewli, krijgt hij weer toegang.
Samenvoegen lukt niet omdat allebei een eigen account hebben?
Eén persoon kan maar één eigen account hebben. Trek bij Toegang eerst een van de twee accounts in, en voeg de twee daarna samen.
Een link stoppen
Klik bij de persoonlijke link op Link stoppen, of op Personen in de rij op het icoon met de doorgestreepte link (Portaallink van … stoppen). De link werkt dan meteen niet meer. Met Toegang sturen geef je iemand later weer een nieuwe.
De contactpersoon van een crowdlijst toegang geven
Wat een crowdlijst is en hoe je er een aanmaakt staat op de pagina crowdlijsten; dit stuk gaat alleen over het account van de contactpersoon.
Een leverancier of vereniging vult zijn eigen crowdlijst in via een deellink (Delen met de leverancier, op de crowdlijst). Crewli mailt de contactpersoon dan zelf: naast "Liever geen account? De link hieronder opent de lijst direct, zonder wachtwoord." staat in de mail Account instellen (of Inloggen, als dat adres al een Crewli-account heeft).
Met dat account ziet de contactpersoon in het portaal wie er op de lijst staat, wat hun status is en welke diensten ze hebben. Hij kan de goedgekeurde leden van zijn lijst inschrijven voor open diensten (Inschrijven voor: {naam}) en ze afmelden — zie crowdlijsten. Leden toevoegen of hun gegevens wijzigen doet hij nog steeds via de deellink.
Op de crowdlijst zelf staat, bij elke contactpersoon, of die het portaal ook gebruikt: "Heeft een account · coördineert de lijst in het portaal". Dat staat er alleen bij een levende link — een gestopte link geeft niemand meer toegang, ook als het adres nog steeds een account heeft.
De rechten van de contactpersoon staan nergens los opgeslagen: ze volgen automatisch de deellink. Vervang je de contactpersoon of sluit je de lijst, dan verdwijnt de toegang meteen mee — je hoeft niets extra in te trekken. Verlaat een lid de lijst, dan kan de contactpersoon dat lid ook niet meer inschrijven of afmelden.
Toegang sturen bij goedkeuren uitzetten
Ga naar Instellingen → Vrijwilligers en zet Toegang sturen bij goedkeuren uit. Goedkeuren stuurt dan niets meer; je stuurt de toegang zelf met Toegang sturen op Personen.
Minderjarigen: leeftijd en toestemming
Ga naar Instellingen → Vrijwilligers. Daar staan:
- Leeftijd voor een eigen account (standaard 16). Is een vrijwilliger jonger, dan regelt een ouder of verzorger de toegang, en die geeft eerst toestemming. Laat je het veld leeg, dan geldt er geen leeftijdsregel. Crewli kan de regel alleen toepassen als de geboortedatum bekend is: vraag die dus in je aanmeldformulier. Staat de regel aan en koppelt je aanmeldformulier geen veld aan de geboortedatum, dan waarschuwt de checklist van het formulier: Vraag de geboortedatum — nodig voor de leeftijdsregel.
- Tekst van de toestemming: wat de ouder of verzorger leest voordat die op Ik geef toestemming klikt. Je kunt
(de voornaam van de vrijwilliger) en(jullie naam) gebruiken. Elke wijziging wordt een nieuwe versie; wie al toestemming gaf, houdt de versie waarmee dat gebeurde. Onder Eerdere versies zie je alle oude teksten.
Twijfel je of dit voor jullie nodig is? Vraag het je privacyadviseur. Een aanmelding kan ook op een andere grondslag rusten dan toestemming; 16 jaar is de veilige standaard.
Vanaf de leeftijd is geen toestemming meer nodig. De vrijwilliger ziet dan zelf wie zijn gegevens kan zien, en kan dat intrekken.
De toestemming heeft ook een gevolg voor crowdlijsten: heeft een ouder toestemming gegeven, dan kan de contactpersoon van een crowdlijst het lid inschrijven en afmelden, voor alle evenementen van je werkruimte.
Samen werken instellen
Vrijwilligers met een account kunnen samen een groep vormen en samen inschrijven voor een dienst. Zie Samen werken voor wat zij zien. Jij stelt twee dingen in:
- Per evenement: open het evenement met Evenement bewerken en zet de schakelaar Samen werken uit als je het niet wilt. Dan staat de regel Samen werken met iemand? Nodig uit niet meer in het portaal en kan er niemand voor dit evenement meer worden uitgenodigd of samen worden ingeschreven. Bestaande groepen blijven bestaan. De schakelaar staat alleen bij evenementen die geen optreden zijn, in een werkruimte met de module Diensten.
- Per werkruimte: onder Instellingen → Vrijwilligers staat bij Samen werken de Maximale groepsgrootte (standaard 6, tussen 2 en 20).
Op Activiteit staat wie een uitnodiging maakte, wie in een groep kwam of eruit ging en wie de groepsrechten wijzigde. Een inschrijving van een groepslid voor een ander staat er als Via de groep ingeschreven: schreef namens Tim in voor {dienst} op {evenement} (groep), en bij Te beoordelen als door Sanne namens Tim. Een aparte groepsweergave bij Personen of bij Te beoordelen is er nog niet: je keurt de inschrijvingen van groepsleden gewoon één voor één goed.