Weergave
1. Aanmeldformulier maken
Met een aanmeldformulier melden vrijwilligers zich aan voor je festival. Wie het formulier verstuurt, komt automatisch bij Personen van het festival te staan, met de status In afwachting.
Rollen en toegang
| Wat | Wie |
|---|---|
| Formulieren bekijken | Iedereen met Formulieren · Bekijken |
| Een formulier maken, bouwen en publiceren | Iedereen met Formulieren · Beheren (standaard: Beheerder, Manager, Staffmanager, Productiemanager) |
Eerst het persoonstype
Nieuwe aanmelders krijgen één persoonstype, bijvoorbeeld Vrijwilliger. Controleer onder Bibliotheken → Persoonstypes dat het type dat je wilt gebruiken bestaat.
Het formulier aanmaken
- Ga in het menu naar Formulieren en klik op Nieuw formulier.
- Vul in:
- Naam — bijvoorbeeld Vrijwilligers Zomerfeest 2027.
- Soort — kies Aanmelden als vrijwilliger.
- Evenement — je festival. Kies het festival zelf, niet een dag of programmaonderdeel: mensen melden zich aan voor het hele festival.
- Persoonstype — welk type nieuwe aanmelders krijgen. Je kunt dit ook later invullen, maar het is nodig om te publiceren.
- Klik op Formulier aanmaken. Je komt op het tabblad Structuur van het nieuwe formulier.
Het formulier bouwen
Op Structuur bouw je het formulier op.
- Rubriek toevoegen maakt een groep vragen met een eigen kop, bijvoorbeeld Over jou en Je voorkeuren.
- Veld toevoegen opent een lijst met veldtypes (tekst, e-mailadres, telefoonnummer, datum, keuzelijst, ja/nee, …). Onderaan staat de Veldenbibliotheek met kant-en-klare velden die je werkruimte vaker gebruikt.
- Klik op een veld om het rechts te bewerken: het label, of het verplicht is, keuzes, regels en voorwaarden (bijvoorbeeld: toon Welke allergie? alleen als iemand ja antwoordt).
Koppelingen: waar de antwoorden terechtkomen
Een veld kan een koppeling hebben: het antwoord wordt dan bij de persoon opgeslagen, bijvoorbeeld als voornaam of telefoonnummer. Voor een aanmeldformulier zijn drie koppelingen verplicht: e-mailadres, voornaam en achternaam. Het e-mailadres is de herkenning: zo ziet Crewli of iemand al op je festival staat, en maakt het geen tweede persoon aan.
Je hoeft dit niet zelf uit te zoeken — zie hieronder.
Klaar om te publiceren?
Boven het formulier staat een checklist: Klaar om te publiceren? Nog … dingen. Elk punt heeft een knop die het voor je oplost:
- … toevoegen — voegt een verplicht veld toe met de juiste koppeling, bijvoorbeeld het e-mailadres.
- Alles toevoegen — doet alle ontbrekende velden in één keer.
- Persoonstype — kies hier welk type nieuwe aanmelders krijgen, als je dat nog niet deed.
Staat er Klaar: dit formulier neemt inzendingen aan., dan is het formulier in orde.
Onder de checklist kunnen ook waarschuwingen staan. Die houden het publiceren niet tegen. Zo waarschuwt de checklist met Vraag de geboortedatum — nodig voor de leeftijdsregel als je de leeftijdsregel aan hebt (Instellingen → Vrijwilligers) en geen veld van je aanmeldformulier aan de geboortedatum is gekoppeld. Zonder bekende geboortedatum kan Crewli niet zien wie jonger is dan de leeftijd, en geldt de regel voor niemand die zich via dit formulier aanmeldt. Een veld dat alleen Geboortedatum heet maar nergens aan gekoppeld is, telt niet: koppel het onder Koppelingen aan de geboortedatum van de persoon.
Publiceren
Zet het formulier bovenaan de pagina op Gepubliceerd. Lukt dat niet, dan zie je een lijst van alles wat nog ontbreekt.
Een gepubliceerd formulier neemt pas aanmeldingen aan als je festival op Aanmeldingen open staat. Dat en het delen van de link staan in de volgende stap.
Instellingen van het formulier
Staat er geen veld geselecteerd, dan toont het rechterpaneel de Formulierinstellingen (klik nogmaals op een geselecteerd veld om het los te laten). Op een smaller scherm staat er een knop Formulierinstellingen naast Veld toevoegen. Handig voor een aanmeldformulier:
- Sluit op — na dit moment neemt het formulier geen aanmeldingen meer aan.
- Maximaal aantal inzendingen — vol is vol.